Презентация - Организация службы Документационного обеспечение управления

Организация службы Документационного обеспечение управления

Целью является рассмотрение всех аспектов организации службы ДОУ на предприятии и определение численного состава службы ДОУ. Задача: 1. изучить организационные формы ; 2. изучить регламентацию деятельности службы ДОУ; 3. раскрыть особенности структуры и численный состав службы ДОУ. АКТУАЛЬНОСТЬ состоит в том, что от документационного обеспечение управления зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Организация службы ДОУ как разновидности управленческой деятельности предполагает ее упорядочение, т. е. создание в учреждении, организации системы документационного обеспечения определенной структуры с соответствующими связями между ее звеньями, а также регламентацию порядка и создание условий для его осуществления.

1. Организационные формы работы с документами Централизованная Децентрализованная Смешанная

Централизованная При централизованной форме все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь учреждения).

Децентрализованная Каждое структурное подразделение организации имеет работника, отвечающего за делопроизводство, или создает свою собственную службу работы с документами, в которой автономно выполняется цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

Смешанная Смешенная предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство (секретарь отдела, делопроизводитель).

2. Типовые структуры службы ДОУ

К основным структурным элементам СДОУ, входящим, как правило, в состав управления делами, общего отдела, (отдела ДОУ), канцелярии, делопроизводства, а также имеющим определенный самостоятельный статус, относятся: экспедиция, группа учета и регистрации документов, группа контроля исполнения, отдел писем, машинописное и копировально-множительное бюро, архив, протокольная служба, отдел рационализации делопроизводства и помощники (секретари) руководителя. Каждому структурному элементу СДОУ присущи определенные функции.

Должностная инструкция секретаря руководителя

3. Расчет численности службы ДОУ на основе данных документооборота Ч=0,00016 *Д0,98*Р0,1 где Ч- численность работников службы ДОУ; 0,00016 - постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда работников службы ДОУ (рассчитан НИИ Труда опытным путем); Д- объем документооборота организации; Р - общая численность работников организации.

Расчет численности службы ДОУ на основе норм времени Ч=( Тн+Тнн)/ Фрв где Тн- трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента =1,1 (учитывающего затраты временам личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т. п. ); Тнн - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативе (рассчитана НИИ Труда экспертным путем = 96,8 чел. часа); Фрв - годовой фонд рабочего времени = 2006 часов.

Расчет численности службы ДОУ на основе общей численности работников организации Согласно одной из разработок НИИ Труда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% от общего числа работающих.

Вывод В соответствии с требованиями Государственной системы ДОУ документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Список использованных источников и литературы Источники: Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Глав архива СССР 27 апреля 1988 г. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27. 11. 2000г. № 68). - М. , 2001. Литература: Крылова И. Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб. : Бизнес-пресса, 2004 Кузнецова Т. В. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления. - М. : ЮнитиДана, 2003 Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб. : Питер, 2005 Стенюков М. В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М. : Приор, 2005 Янковая В. Ф. Как организовать делопроизводство. - М. : МЦФЭР, 2004. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. - Общие положения.

Вопросы Основным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками является … должностная инструкция положение об организации инструкция по делопроизводству штатное расписание

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в … инструкции по делопроизводству организации Уставе организации Типовой инструкции по делопроизводству инструкции по контролю за исполнением документов

опрос о выборе организационной формы работы с документами решается … экспертно-проверочной комиссией архивной службой службой ДОУ и руководством организации центральной экспертной комиссией

Прием, сортировку и отправку корреспонденции выполняет … группа учета и регистрации документов группа контроля группа писем экспедиция